Systemzusammenhang

 

Rechtlicher Zusammenhang: DSGVO/Datenschutzrecht und Personalaktenrecht

 

Datenschutzrechtlicher Überbau:

Letztlich sind die Softwarefunktionen weit überwiegend technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

TM: nicht können

OM: können, aber (bloß) nicht dürfen

Je mehr TM, desto komplexer, je mehr OM, desto datenschutzrechtlich anfälliger

 

 

1. Grundsatz der Einzigkeit

Über jeden Beamten darf nur eine einzige Personalakte geführt werden. Die Führung von Doppelakten, Sonderakten oder geheimen Akten ist nicht erlaubt.

 

2. Grundsatz der Exklusivität

In die Personalakte dürfen nur Unterlagen zu Personalaktendaten aufgenommen werden. Sachaktenunterlagen dürfen dagegen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. In die Personalakte dürfen nur Unterlagen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Dienstverhältnisses notwendig sind (§ 106 BBG), also mit ihm in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Alle anderen Unterlagen gehören in Sachakten, Daten gehören in die PVS.

Exklusivität bedeutet aber nicht, dass sich die Personalaktendaten bzw. die Unterlagen der Personalakte ausschließlich in der Personalakte befinden dürfen; Abdrucke etc. können selbstverständlich auch in anderen Akten (aber nur in Sachakten) abgelegt oder in PVS gespeichert sein. 

 

3. Grundsatz der Unveränderlichkeit

Die Personalakte muss vor Veränderungen geschützt werden.

 

4. Grundsatz der Vollständigkeit

Die Personalakte muss alle Unterlagen enthalten, die den Beamten betreffen und mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.

 

5. Grundsatz der Nutzungsbeschränkung

Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden.

Personalaktendaten sind nicht länger zu verarbeiten oder nutzen als erforderlich.

 

6. Grundsatz der Vertraulichkeit

Personalakten dürfen nicht allgemein zugänglich sein. Personalakten unterliegen der besonderen Geheimhaltung. Zugang haben nur die mit der Personalverwaltung beauftragten Bediensteten, welche einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

  

7. Grundsatz der Transparenz

Die Personalakte muss gegenüber den Beamten auf dessen Wunsch transparent gemacht werden.

 

 

 

Verhältnis zur Papierakte (Verhältnis analog - digital)

Hybridakte: Teile der Personalakte werden in Papier, andere Teile elektronisch geführt (aber nie der gleiche Inhalt sowohl in Papier als auch elektronisch)

Beweisakte: die elektronisch geführte Personalakte wird zusätzlich noch in Papierform geführt; die Papierakteist dann aber keine Personalakte mehr, sondern eine reine Beweisakte. Die umgekehrte Variante ist ebenfalls möglich, insbes. beim sog. ergänzenden Scannen – dann wird die Personalakte inPapierform geführt, und der elektronische Teil wird zu „Nachweis- und Vollständigkeitszwecken“ geführt. Die entsprechenden Dokumente müssen jeweils besonders gekennzeichnet werden, für siegelten dann die personalaktenrechtlichen Vorschriften entsprechend.

 

Im Übrigen Grundphilosophie.

Frage: wie geht es bei der Papierakte

ePA darf nicht weniger können als die Papierakte

Mehr: nur im Sinne von Erleichterung, möglichst keine Komplexitätssteigerung

 

Verhältnis zum elektronischen Personalverwaltungssystem:

Häufig werden zusätzlich zur elektronischen Personalakte auch elektronische Personalverwaltungssysteme (zu den Begriffen siehe hier) eingesetzt.

 

Der wesentliche Unterschied in technisch-praktischer Hinsicht liegt darin, dass das ePVS auf Basis seiner Datenbankstruktur umfangreiche Suchfunktionen bietet, während die ePA maximal nach bestimmten Begriffen durchsucht werden kann.

 

Schnittstellen für Import und Export

 

Führendes System für Erstanlage eines Datensatzes (evtl. mit automatisierter Datensatzanlage im Folgesystem)

 

Schwierigkeiten entstehen dann, wenn im ePVS Elemente der elektronischen Personalakte abgebildet werden sollen. Dies dürfte mit § 50 BeamtStG nicht mehr vereinbar sein, weil eine Akte begrifflich eine Blattsammlung ist und zur Personalakte "Unterlagen" genommen werden - beim ePVS gibt es aber weder eine Blattsammlung noch Unterlagen - das ePVS besteht vielmehr aus Datenbankeinträgen. Wenn es aber technisch gelingt, im ePVS Unterlagen zusätzlich abzulegen, kann insoweit auch die Funktionalität einer ePA abgebildet werden. Dann muss aber im Verzeichnis in der Grundakte auch dieser "Aktenteil" im ePVS angegeben werden.

 

Gesamtzusammenhang ePVS: