Eine elektronische Personalakte bietet zahlreiche Vorteile (die überwiegend die Nachteile der Papierakte darstellen):

1. ortsunabhängiges Arbeiten
2. ständige Verfügbarkeit auf Knopfdruck
3. unterbrechungsfreier Arbeitsprozess
4. schnelleres Auffinden bestimmter Dokumente
5. kein Transportverlustrisiko
6. kein Verlust-, Beschädigung- oder Veränderungsrisiko einzelner Seiten
7. gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Personen (Vorgesetzter, Sachbearbeiter, Personalrat)
8. Kostenreduzierung (Material- und Archivkosten)
9. verbesserte Einhaltung der Datenschutzanforderungen bei Verwirklichung von technischen Maßnahmen (nicht bloß organisatorischen Maßnahmen), z.B. beim Zugriff oder bei Aussonderungstatbeständen
10. Beschleunigung der Akteneinsicht durch Dritte
11. vollständige und aktuelle "Grunddaten" für jede "Teilakte"
12. effektives Terminmanagement durch sichere Wiedervorlagen (manuell oder automatisiert)
13. höheres Service-Niveau für die Beschäftigten
14. Integration in eine vollständige Digitalisierung der Personalarbeit (Personalverwaltungssystem, workflow, Mitarbeiterportal, Abrechnungen - Bezüge, Reisekosten, Beihilfen, Zeiterfassung, Krankmeldungen, Antragstellung - Urlaub, Dienstreisen, Teilzeit, Telearbeit)
15. klare Unterscheidung zwischen Personalverwaltungssystem und Personalakte

• Anschaffung- und Supportkosten
• look and feel der Software
• Risiko der permanenten Verfügbarkeit
• Risiko des unberechtigten Zugriffs
• Datenverlustrisiko
• Datenverfälschungsrisiko