Aktenaufbewahrung und Entfernung von Unterlagen

 

Art. 110 BayBG Aufbewahrung und Vernichtung von Personalakten

 

(1) ¹Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. ²Personalakten sind abgeschlossen,

1. wenn der Beamte oder die Beamtin ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Erreichen der gesetzlichen Altersgrenze, in den Fällen des § 24 BeamtStG und des Art. 11 BayDG jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger und Versorgungsempfängerinnen nicht mehr vorhanden sind,

2. wenn der Beamte oder die Beamtin verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres.

³Kann der nach Satz 2 Nr. 2 maßgebliche Zeitpunkt nicht festgestellt werden, ist Art. 10 Abs. 3 Satz 3 des Bayerischen Archivgesetzes entsprechend anzuwenden.

(2) ¹Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen sowie Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. ²Sofern aus ihnen die Art der Erkrankung ersichtlich ist, sind sie unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden. ³Elektronisch gespeicherte Beihilfebelege sind spätestens ein Jahr nach Ablauf des Jahres, in dem die Unterlagen elektronisch erfasst wurden, zu löschen, sofern sie nicht darüber hinaus für die Bearbeitung oder auf Grund sonstiger gesetzlicher Vorschriften benötigt werden. ⁴Arzneimittelverordnungen im Sinn des § 1 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel sind zur Geltendmachung von Rabatten nach diesem Gesetz nicht zurückzugeben. ⁵Die Vernichtung dieser Arzneimittelverordnungen erfolgt unverzüglich, sobald sie für die dort geregelten Zwecke nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Arzneimittelverordnungen elektronisch erfasst wurden.

(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(4) Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht vom zuständigen öffentlichen Archiv übernommen werden.

 

 

§ 113 Aufbewahrungsfrist

(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres des Erreichens der Regelaltersgrenze, in den Fällen des § 41 oder des § 10 des Bundesdisziplinargesetzes jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,

2. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne versorgungsberechtigte oder altersgeldberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres, oder

3. wenn nach dem Tod der Beamtin oder des Beamten versorgungsberechtigte oder altersgeldberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.

Kann der nach Satz 2 Nr. 2 und 3 maßgebliche Zeitpunkt nicht festgestellt werden, ist § 11 Absatz 2 Satz 2 und 3 des Bundesarchivgesetzes entsprechend anzuwenden.

(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre, Unterlagen über Erholungsurlaub sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde. Für zahlungsbegründende Unterlagen nach Satz 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden. Als Zweck, zu dem die Unterlagen vorgelegt worden sind, gelten auch Verfahren, mit denen Rabatte oder Erstattungen geltend gemacht werden.

(3) Versorgungsakten und Altersgeldakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die letzte Versorgungszahlung oder Altersgeld- oder Hinterbliebenenaltersgeldzahlung geleistet worden ist. Besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten, sofern sie nicht nach den §§ 5 bis 7 des Bundesarchivgesetzes vom Bundesarchiv oder einem Landesarchiv übernommen werden.

 

Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht nach § 2 Bundesarchivgesetz vom Bundesarchiv oder von einem Landesarchiv übernommen werden. Zur Archivierung von Personalakten sind die Informationen des Bundesarchivs Koblenz zur Aussonderung und Abgabe von Personalunterlagen der Bundesverwaltung zu beachten (Anlage 9).

4.3. Personalakten ausgeschiedener Beamtinnen und Beamten

Bei Versetzung von Beamtinnen oder Beamten ist die Personalakte an die aufnehmende Dienststelle abzugeben. Scheiden Beamtinnen und Beamte durch Eintritt in den Ruhestand aus und wird die Personalakte nicht in der Beschäftigungsbehörde fortgeführt (Abgabe an die Bundesfinanzdirektion), können nach vorheriger und jederzeit widerrufbarer Einwilligung der Beamtin oder des Beamten die letzten Kontaktdaten für eine über den Austritt hinausgehende Betreuung der Beamtin oder des Beamten (z.B. für Glückwunsch- oder Kondolenzschreiben) erfasst werden. Der Zweck der Betreuung ist dabei für die Einwilligung zu konkretisieren.

Die Personalakten, Teile A (Allgemeiner Teil), B (Verwendungs- und Laufbahnvorgänge), ggf. auch die Teile E (Dienstunfallakte) und F (Versorgungsausgleich) der ausscheidenden Beamtinnen und Beamten, die Anspruch auf Ruhegehalt nach beamtenversorgungsrechtlichen Vorschriften haben, sind von der für die Personalaktenführung zuständigen Stelle zur Festsetzung der Versorgungsbezüge an die nach dem Wohnsitz der Beamtin/des Beamten zuständige Bundesfinanzdirektion abzugeben.

Die Bundesfinanzdirektion fordert die Personalakten Teil G (Beihilfe) und H (Besoldung) beim zuständigen Bundesverwaltungsamt direkt an. Die Personalakten verbleiben bei der zuständigen Bundesfinanzdirektion.