Regelungsaufgaben 

1)    Wer darf (lesenden oder verfügenden) Zugriff in welchem Umfang (objektbezogen / zeitbezogen) auf die Personalakte haben?

2)    Welche Unterlagen dürfen und müssen in die Personalakte?

3)    Besondere Verfahren (Anhörung, Beihilfe) ?

4)    Wann werden Unterlagen entfernt?

5)    Wie lange muss die Personalakte aufbewahrt werden?

 

 

 

Zwecke

1)    Die Personalakten sollen ein lückenloses Bild über die gesamte dienstliche Laufbahn des Beamten sicherstellen und einen vollständigen Überblick über die Entwicklung des Dienstverhältnisses im Einzelnen geben (Grundsatz der Vollständigkeit der Personalakte). 

2)    Die Personalakten dienen dem Dienstherrn zur Beweissicherung (z. B. Nachweis der Geltendmachung und Bewilligung von Erholungsurlaub, Dienstzeitberechnung). 

3)    Die Personalakten sind für den Dienstherrn eine wichtige Grundlage für personelle Entscheidungen und stellen ein unentbehrliches Instrument der Personalführung dar, weil aus ihr Erkenntnisse für die Personalplanung und den Personaleinsatz gewonnen werden können.

 

Personalaktenrecht ist Organisationsrecht, primär aber Schutzrecht zugunsten des Beschäftigten.

 

 

 

 

1. Grundsatz der Einzigkeit

Über jeden Beamten darf nur eine einzige Personalakte geführt werden. Die Führung von Doppelakten, Sonderakten oder geheimen Akten ist nicht erlaubt.

 

2. Grundsatz der Exklusivität

In die Personalakte dürfen nur Unterlagen zu Personalaktendaten aufgenommen werden. Sachaktenunterlagen dürfen dagegen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. In die Personalakte dürfen nur Unterlagen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Dienstverhältnisses notwendig sind (§ 106 BBG), also mit ihm in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. 

 

3. Grundsatz der Unveränderlichkeit

Die Personalakte muss vor Veränderungen geschützt werden.

 

4. Grundsatz der Vollständigkeit

Die Personalakte muss alle Unterlagen enthalten, die den Beamten betreffen und mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.

 

5. Grundsatz der Nutzungsbeschränkung

Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden.

Personalaktendaten sind nicht länger zu verarbeiten oder nutzen als erforderlich.

 

6. Grundsatz der Vertraulichkeit

Personalakten dürfen nicht allgemein zugänglich sein. Personalakten unterliegen der besonderen Geheimhaltung. Zugang haben nur die mit der Personalverwaltung beauftragten Bediensteten, welche einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

  

7. Grundsatz der Transparenz

Die Personalakte muss gegenüber den Beamten auf dessen Wunsch transparent gemacht werden.