Zugang zur Personalakte und Informationsgewährung

Art. 107 Auskunft an Beamte und Beamtinnen

(1) ¹Während und nach Beendigung des Beamtenverhältnisses können Beamte und Beamtinnen Auskunft aus ihrer Personalakte und aus anderen Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für das Dienstverhältnis verarbeitet werden, in Form der Einsichtnahme verlangen. ²Im Übrigen bestimmt die personalaktenführende Behörde, wie die Auskunft gewährt wird.

(2) Nicht der Auskunft unterliegen:

1. Feststellungen über den Gesundheitszustand, soweit zu befürchten ist, dass die betroffene Person bei Kenntnis des Befunds weiteren Schaden an der Gesundheit nimmt,

2. Sicherheitsakten,

3. in Form der Einsichtnahme Daten einer betroffenen Person, die mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist.

(3) ¹Auf Verlangen wird eine vollständige oder teilweise Kopie zur Verfügung gestellt, sofern dies keinen unverhältnismäßigen zeitlichen oder personellen Aufwand verursacht. ²Für die Erteilung einer zweiten und jeder weiteren Kopie werden Schreibauslagen nach Art. 10 Abs. 2 des Kostengesetzes erhoben.

Art. 108 BayBG Übermittlung von Personalakten und Auskunft an nicht betroffene Personen

(1) Eine Übermittlung oder eine Auskunft aus der Personalakte an Behörden eines anderen Dienstherrn ist für die in Art. 103 Satz 1 genannten Zwecke nur mit Einwilligung des Beamten oder der Beamtin zulässig.

(2) Ohne Einwilligung des Beamten oder der Beamtin darf die Personalakte den zuständigen Behörden oder anderen Stellen übermittelt werden, soweit dies erforderlich ist

1. zur Erstellung ärztlicher Gutachten im Auftrag der personalverwaltenden Behörde oder der Pensionsbehörde,

2. für die Festsetzung, Berechnung und Rückforderung der Besoldung, der Versorgung oder für die Prüfung der Kindergeldberechtigung,

3. für die Prüfung und Durchführung der Buchung von Einzahlungen von den Betroffenen oder von Auszahlungen an die Betroffenen oder

4. für die Durchführung von Auswertungen für anonymisierte Statistik- und Berichtszwecke und deren Abruf.

(3) ¹Die Verarbeitung von Personalaktendaten im Auftrag der personalverwaltenden Behörde im Sinn des Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) ist nur zulässig, soweit sie als unterstützende Dienstleistung im Rahmen der überwiegend automatisierten Erledigung von Aufgaben der Behörde zur Vermeidung von Störungen im Geschäftsablauf des Dienstherrn oder zur Realisierung erheblich wirtschaftlicherer Arbeitsabläufe erforderlich ist. ²Die Beauftragung einer nicht öffentlichen Stelle als Auftragsverarbeiter setzt voraus, dass die mit der Verarbeitung von Personalaktendaten befassten Beschäftigten nach dem Verpflichtungsgesetz zur Wahrung der Daten verpflichtet werden.

(4) ¹Auskünfte an Dritte dürfen nur mit Einwilligung des Beamten oder der Beamtin erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. ²Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beamten oder der Beamtin schriftlich mitzuteilen.

(5) ¹Ohne Einwilligung des Beamten oder der Beamtin können den zuständigen Behörden Auskünfte aus der Personalakte erteilt werden, soweit dies im Einzelfall

1. zu den in Abs. 2 genannten Zwecken,

2. zur Entscheidung über die Verleihung von staatlichen Orden, Ehrenzeichen oder sonstigen staatlichen Ehrungen oder

3. im Rahmen der Art. 8a bis 8e BayVwVfG zwingend erforderlich ist. ²Soweit eine Auskunft für die in Abs. 2 genannten Zwecke ausreichend ist, unterbleibt eine Übermittlung.

(6) ¹Übermittlung und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken. ²Ein automatisierter Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.

§ 107 Zugang zur Personalakte

(1) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Zugang zu Personalaktendaten darf auch Beschäftigten, die Aufgaben des ärztlichen Dienstes wahrnehmen, gewährt werden, soweit die Kenntnis der Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Zugang zu entscheidungsrelevanten Teilen der Personalakte haben auch Gleichstellungsbeauftragte, soweit dies zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

(2) Auf Verlangen ist Beauftragten für den Datenschutz nach § 4f des Bundesdatenschutzgesetzes Zugang zur Personalakte zu gewähren. Zugang haben ferner die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Beschäftigten, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen können. Jede Einsichtnahme nach Satz 2 ist aktenkundig zu machen.

§ 110 Einsichtsrecht

(1) Beamtinnen und Beamte haben, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses, ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte.

(2) Bevollmächtigten der Beamtin oder des Beamten ist Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe dem nicht entgegenstehen. Entsprechendes gilt für Hinterbliebene und deren Bevollmächtigte, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 und 2 entsprechend.

(3) Die personalaktenführende Behörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt wird. Soweit dienstliche Gründe dem nicht entgegenstehen, können Auszüge, Abschriften, Kopien oder Ausdrucke gefertigt werden. Der Beamtin oder dem Beamten ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu ihrer oder seiner Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.

(4) Beamtinnen und Beamte haben ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für ihr Dienstverhältnis verwendet werden, soweit gesetzlich nichts Anderes bestimmt ist. Dies gilt nicht für Sicherheitsakten. Die Einsichtnahme ist unzulässig, wenn die Daten der oder des Betroffenen mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist der Beamtin oder dem Beamten Auskunft zu erteilen.

§ 111 Vorlage von Personalakten und Auskünfte an Dritte

(1) Ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten ist es zulässig, die Personalakte der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde vorzulegen, soweit dies für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist. Das Gleiche gilt für Behörden desselben Geschäftsbereichs, soweit die Vorlage zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Geschäftsbereichs desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung mitzuwirken haben. Einer Ärztin oder einem Arzt, die oder der im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ein medizinisches Gutachten erstellt, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung vorgelegt werden. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend. Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Vorlage abzusehen.

(2) Soweit die personalverwaltende Behörde Aufgaben, die ihr gegenüber ihren Beschäftigten obliegen, einer anderen öffentlichen Stelle zur selbständigen Bearbeitung übertragen hat, darf sie dieser Stelle die zur Erfüllung der Aufgaben erforderlichen Personalaktendaten übermitteln.

(3) Auskünfte an Dritte dürfen nur mit Einwilligung der Beamtin oder des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen der oder des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Die Auskunft ist auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken. Inhalt und Empfängerin oder Empfänger der Auskunft sind der Beamtin oder dem Beamten schriftlich mitzuteilen.

Einsichtnahmen der Innenrevision sind aktenkundig zu machen.

Vorgesetzte haben kein Recht auf Zugang zu den Personalakten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Beamtinnen und Beamte haben ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige

Personalakte.

Aus Gründen der der Beamtin oder dem Beamten zu gewährenden uneingeschränkten Akteneinsicht ist es nicht zulässig, die Einsichtnahme in die Personalakte zu protokollieren.

Das Recht von Beamtinnen und Beamten auf Einsicht in ihre Personalakte ist ein höchstpersönliches Recht, das grundsätzlich von ihnen selbst auszuüben ist. Die Einsichtnahme ist auch Bevollmächtigten zu gestatten, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Das gilt auch für Hinterbliebene und deren Bevollmächtigte. Für Auskünfte aus der Personalakte gilt das Gleiche.

Die personalaktenführende Behörde bestimmt den Ort der Akteneinsicht. Auszüge, Abschriften, Kopien oder Ausdrucke können gefertigt werden, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Auf Verlangen der Beamtin oder des Beamten ist ihr oder ihm ein Ausdruck ihrer bzw. seiner personenbezogenen automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.

Beamtinnen und Beamte haben auch ein Recht auf Einsicht in andere Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für ihr Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Das Einsichtsrecht bezieht sich nicht auf Sicherheitsakten.

Soweit die Daten der betroffenen Person mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftiger nicht personenbezogener Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden sind, ist die Einsichtnahme unzulässig. In diesem Fall ist der Beamtin oder dem Beamten Auskunft zu erteilen.

Die Einsicht ist grundsätzlich unter Aufsicht einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Personalverwaltung zu gewähren; dies soll eine Manipulation an der Personalakte ausschließen.

6.5. Versand von Personalakten und Personalunterlagen

6.5.1. Versand von Personalakten

Personalakten, die an andere Dienststellen übersandt oder der obersten Dienstbehörde vorgelegt werden, sind zusammen mit dem Begleitschreiben und dem Empfangsschein, der bei Eingang vom Adressaten quittiert und an die Absendeanschrift zurückgesandt wird, in Folie zu verschweißen, die mit dem Aufdruck

„Vertrauliche Personalsache

Darf nur von der zuständigen Personalsachbearbeiterin,

dem zuständigen Personalsachbearbeiter geöffnet werden“

zu versehen ist.

Der in Folie verschweißte Vorgang ist anschließend in einem verschlossenen und adressierten Briefumschlag als Übergabeeinschreiben bzw. als Paket über die Poststelle zu versenden.

Erfolgt der Versand per Kurier, wird dem Kurier die adressierte und verschlossene Sendung übergeben, nachdem dieser den Empfang der Personalakte auf dem Entwurf des Übersendungsschreibens oder in einem speziellen Nachweisbuch quittiert hat.

Soll die Personalakte per Postaustausch versandt werden, ist die verschlossene Sendung, in dem sich die Personalakte befindet, mit dem Aufdruck

„Vertrauliche Personalsache

Darf nur von der zuständigen Personalsachbearbeiterin,

dem zuständigen Personalsachbearbeiter geöffnet werden“

zu versehen.

Über den Verbleib der Personalakten ist stets ein lückenloser Nachweis zu führen.

6.5.2. Versand von Personalunterlagen

Vertrauliche Personalunterlagen sind so zu versenden, dass sie erst am Arbeitsplatz vom zuständigen (Sach-)Bearbeiter für Personalsachen geöffnet werden. Die verschlossenen Briefumschläge sind mit dem Hinweis „Vertrauliche Personalsache“ zu versehen. Ärztliche Unterlagen oder Atteste, die zusammen mit den Personalunterlagen versandt werden, sind in einem verschlossenen Umschlag beizufügen und mit dem Hinweis „Ärztliche Unterlagen“ sowie „Vertrauliche Personalsache“; „Darf nur vom zuständigen Personalsachbearbeiter geöffnet werden“, zu versehen.

Bei dem elektronischen Versand von Personalaktendaten ist sicherzustellen, dass nur nach Nr. 6 berechtigte Personen Zugang erhalten oder nach Nr. 6.3 auskunftsberechtigte Personen.