Zuständigkeit
Sorgfältige Prüfung der Zuständigkeit, keine „doppelte“ Personalakte
Zuständig für die Führung der Personalakte ist die jeweilige personalverwaltende Dienststelle im Rahmen ihrer Aufgaben. Das können auch mehrere Dienststellen sein, wenn diese jeweils eigene personalverwaltende Aufgaben übernehmen.
8.1. Grundsatz
Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt ist, ist die jeweilige Beschäftigungsbehörde im Geschäftsbereich für die Verwaltung und Bearbeitung der Personalakten ihrer Beamtinnen und Beamten zuständig.
8.2. Personalakten der Leiterinnen und Leiter der Geschäftsbereichsbehörden
Für die Personalakten der Leiterinnen und Leiter der Behörden im Geschäftsbereich ist das BMI zuständig.
8.3. Personalakten von Beamtinnen oder Beamten in Führungsfunktionen
Für Beamtinnen und Beamten der Behörden im Geschäftsbereich des BMI ab der Besoldungsgruppe A 16 sowie vergleichbarer Tarifbeschäftigter werden im BMI, AG Z I 1, Nebenakten geführt. Bei Einrichtung einer Personalnebenakte wird die jeweilige Behörde informiert. Die Beschäftigungsdienststelle ist verpflichtet, gemäß § 106 Abs. 2 Satz 4 BBG, einen Hinweis auf die vorhandene Nebenakte auf dem Vorblatt zur Personalakte anzubringen. Im Übrigen wird auf die „Arbeitsanweisung für die Bearbeitung von Personalnebenakten der Beamtinnen und Beamten sowie vergleichbarer Tarifbeschäftigter der Behörden des Geschäftsbereiches in der Arbeitsgruppe Z I 1“ (Anlage 8) verwiesen.
Zuständigkeiten und Vorgaben für die Aufbewahrung:
5.3. Art der Aufbewahrung
Die Personalakten sind bei der für die Personalbearbeitung zuständigen Dienststelle in alphabetischer Reihenfolge in verschließbaren Räumen und Schränken so aufzubewahren, dass sie nur den mit der Bearbeitung beauftragten Beschäftigten zugänglich sind.
Der Autor der Website:
Dr. Michael Luber, LL.M.Eur. ist Leitender Ministerialrat im Bayerischen Staatsministerium der Finanzen und für Heimat. Er ist Leiter des Personal- und Grundsatzreferats der Personalabteilung des Ministeriums und stellvertretender Abteilungsleiter. Zuvor war er u.a. in der Bayerischen Staatskanzlei tätig. Herr Dr. Luber arbeitet an verschiedenen beamtenrechtlichen (Online-)Kommentaren mit und ist Mitautor von Monographien zum Neuen Dienstrecht in Bayern, zum Amtshaftungsrecht (www.staats-haftung.de) und zum Kostenrecht. Er hat Jura an der Ludwig-Maximilians-Universität München studiert und wurde dort zum Dr. iur. promoviert. Er war Teilnehmer des 23. Lehrgangs für Verwaltungsführung.
Die Website ist privat erstellt und nicht als dienstliche Äußerung zu verstehen.
Stand 01.03.2021